Basisprincipes van e-mail: vijf manieren om ervoor te zorgen dat personeel datablunders vermijdt

In de eerste van een nieuwe serie over praktische tips voor e-mail, onderzoekt dr. Monica Seeley hoe het risico kan worden beheerd dat medewerkers gegevens verliezen via e-mail.

Uit een recent onderzoek van beveiligingsbedrijf Kroll bleek dat gegevensdiefstal die van fysieke diefstal heeft ingehaald. Het is niet verrassend dat financiële diensten en professionele dienstverleners tot de meest kwetsbare voor gegevensdiefstal behoren, omdat zoveel van hun activiteiten informatie produceren in plaats van fysieke goederen.

Onzorgvuldig gebruik van e-mail kan echter gemakkelijk elk bedrijf blootleggen: bijvoorbeeld medewerkers die een e-mail sturen naar meerdere mensen met alle namen in het vak Aan of Cc, vertellen iedereen onmiddellijk met wie ze te maken hebben - bijvoorbeeld wederverkopers, leveranciers of journalisten.

Een van de beste voorbeelden is een bekende Londense makelaar die details van een nieuw onroerend goed naar potentiële kopers stuurde, van wie er twee midden in een bittere scheiding zaten en tot dan toe erin waren geslaagd om hun toekomstplannen voor elk verborgen te houden andere.

Medewerkers kunnen het risico op menselijke fouten die leiden tot gegevensverlies via e-mail eenvoudig verminderen
(Fotocredit: Shutterstock)

Een andere zwakke schakel is de doorgestuurde e-mail: de e-mail is bijvoorbeeld lang en een medewerker vergeet de hele keten te controleren en per ongeluk zeer vertrouwelijke of gevoelige informatie door te sturen.

Dan is er de klassieker van het verzenden van e-mails naar de verkeerde Jane Smith. Hoewel de meeste e-mailsoftware een terugroepfunctie heeft, bestaat er in werkelijkheid niet zoiets als het terugroepen van een fout verzonden e-mail. Tegen de tijd dat medewerkers het verzoek tot terugroepactie beseffen en verzenden, is de schade vaak aangericht - ze hebben de informatie gelekt.

Er is ook software voor inhoudbeheer, die controleert welke inhoud en naar wie werknemers e-mails verzenden, maar dergelijke technologische oplossingen kunnen menselijke fouten zoals beschreven niet tegengaan. Werknemers moeten ook onthouden dat een e-mail hetzelfde is als het verzenden van een ansichtkaart: iedereen die dat wil, zal een manier vinden om het te lezen.

Hier zijn vijf belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat uw personeel het risico op menselijke fouten beheert en vermindert, wat leidt tot gegevensverlies via e-mail.

  1. Ze moeten de functie voor automatisch aanvullen van adressen uitschakelen
  2. Als ze de automatische adresfunctie gebruiken, moeten ze controleren of ze de e-mail naar de juiste Jane Smith of John Brown sturen
  3. Alvorens een e-mail door te sturen, moeten medewerkers de inhoud van de originele e-mail en met name een lange keten controleren en onnodige informatie verwijderen
  4. Wanneer medewerkers e-mails naar meerdere personen verzenden, moeten ze alle namen in het vak Bcc plaatsen in plaats van het vak Aan of Cc. Deze praktijk vermijdt het blootstellen van alle namen van de betrokkenen
  5. Bij het verwachten van vertrouwelijke e-mails, moet het personeel de afzender vragen om het woord 'Vertrouwelijk' in de onderwerpregel te plaatsen en een regel hebben die dergelijke e-mails automatisch naar een map doorverwijst, vooral in situaties waarin iemand anders zijn inbox in de gaten houdt - bijvoorbeeld, wanneer ze met verlof zijn

Dr. Monica Seeley is een internationale expert op het gebied van e-mailbeheer. Ze is een gast op Cass Business School, City University, en heeft net haar derde boek Brilliant Email gepubliceerd door Pearson geschreven. Je kunt haar dagelijkse e-mailtips en hints volgen op Twitter.

© Copyright 2020 | mobilegn.com