De grootste enterprise Google Apps-implementatie die ik heb gezien - Deel 1

Noot van de redactie: dit is de tweede in een tweedelige mini-case study-serie over de implementatie van Google Apps. Deel 2 van de serie werd gepubliceerd in februari 2012.

De kans is groot dat je van Genentech hebt gehoord. De dochteronderneming van Roche bestaat al een generatie en heeft nu meer dan 11.000 werknemers. In de Bay Area staat het bekend om South San Francisco op de kaart te zetten, een stad die bekend staat als het centrum van de biotech-industrie.

In de begindagen van Google Apps was Genentech een huurder van het toen nieuwe product. En ze kwamen aan boord om een ​​behoorlijk saaie reden - een kapot kalendersysteem.

Wat er daarna gebeurde, had grote gevolgen, zowel voor Genentech als voor Google.

integratie

"In 2007 wisten we dat we onze falende infrastructuur moesten vervangen en begonnen we naar opties te kijken, " zei Adam Graff, hoofd van samenwerking en mobiliteit van Genentech / Roche.

"We hadden een periode van zeer hoge groei achter de rug en wisten dat we wilden proberen te voorkomen dat we grote, complexe infrastructuur moesten implementeren die we tijdens de groei van ons bedrijf niet zouden kunnen opschalen, " zei Graff.

In 2007 ontbrak Google een enterprise-product dat door grote bedrijven werd gebruikt, maar Genentech benaderde hen met het idee om Google Agenda en Mail te gebruiken. Google omarmde het idee onmiddellijk en dat was de start van Genentech's reis naar de cloud. Tegenwoordig gebruikt het bedrijf zelfs de Google Search Appliance, intern en extern.

Medio 2008 had Genentech Google Agenda en Documenten volledig geïntegreerd. Tegen het einde van 2010 voltooiden zij hun laatste e-mailmigraties. Hoewel het hele project meer dan drie jaar duurde, had Genentech een enkele reden om de finish te halen: totale integratie.

"De focus van Google op innovatie, strakke integratie tussen applicaties, het vermogen om snel te schalen, ervaring met de cloud en een robuuste wereldwijde cloudinfrastructuur waren de grootste invloeden bij onze beslissing, " zei Graff.

"Destijds wisten we dat we een gokje wagen op de toekomst, en het heeft op veel, veel meer manieren zijn vruchten afgeworpen dan verwacht."

achtergrondverhaal

Laten we, voordat we allemaal gelukkig worden met de voordelen van de integratie, het achtergrondverhaal van Genentech verkennen en uitzoeken wat er echt voor nodig is om een ​​integratie op bedrijfsniveau te voltooien.

"Om de context te bepalen, " zei Graff, "waren we de eerste grote klant die migreerde naar Google Apps, dus onze migratiestrategie en timing waren heel anders dan vandaag."

De agendamigratie van Genentech duurde ongeveer negen maanden om zich voor te bereiden - inclusief langdurige onderhandelingen met hun juridische afdeling.

"We zijn een weekend overgestapt, " zei Graff.

"Mensen vertrokken op een vrijdag op één agendasysteem en op maandag kwamen ze binnen en begonnen te werken in Google Agenda. We hadden de hulp van derde partijen in onze transitie die hielpen bij het datamigratieproces en het management van de organisatie / trainingsinspanningen, en Google heeft ook geholpen met de go-live-dag. "

Hier was Genentech echt een vroege adoptant. Ze gebruikten Google Guides - werknemers met veel gebruikers die elk team hielpen aan de slag te gaan met Google Apps. Dit was toen het Google Guides-programma vrij nieuw was.

"We hadden ter plaatse een 1:10 verhouding van Google-gidsen tot eindgebruikers, medewerkers voor personeelswijziging om ons in staat te stellen met succes over te schakelen op de dag van de livegang en om de belasting van onze interne IT-service te verminderen Het was opwindend en uiterst succesvol, "zei Graff.

Druppelstrategie

Genentech deed ook een aantal andere dingen anders dan de typische onderneming. Ze hebben nooit een "e-mailplafond" of een inboxlimiet voor werknemers afgedwongen.

"Omdat we in het verleden onbeperkte mailboxgroottes toestonden, duurde onze e-mailmigratie in het verleden iets langer en gebruikten we een trickle-strategie in plaats van big-bang", zei hij.

Dit is hoe de "trickle-strategie" eruit ziet:

"We migreerden in groepen van ongeveer 400 per week in 2010, en hadden een robuust training- en verandermanagementprogramma om mensen te helpen met de verandering, " zei Graff.

"We hebben de webinterface gepusht als de primaire gebruikersinterface voor e-mail, wat een grote aanpassing betekende voor de meerderheid van de mensen die bij Genentech werken, die afkomstig waren uit een meer traditionele gebruikersinterface voor e-mailinterfaces, zoals Outlook, Apple's Mail of Thunderbird."

Deployment

Wanneer ik een onderneming ontmoet die met succes een samenwerkingspakket heeft geïmplementeerd, wil ik altijd weten hoe ze de fasering van de implementatie hebben doorbroken. Zoveel bedrijven verpesten dit, dus let op hoe Graff de uitrol van Genentech afbreekt. Dit volgende deel is misschien niet bijzonder 'sexy', maar het lezen ervan kan frustratie besparen als je deel uitmaakt van een vergelijkbare implementatie.

Fase I: planning, voorbereiding en enscenering

Hier heeft Genentech de strategie voor datamigratie en verandermanagement bepaald en geïntegreerde applicaties gecatalogiseerd. Ze werkten ook aan datamigratie-scripts en -processen, ontwikkelden training- en communicatieconcepten en ontwikkelden integratie-interface-vervangingen en migratieplanning. Nogal een waslijst van activiteiten.

Fase II: Pilot

Hier vonden testmigraties plaats. Het verzamelen en verwerken van feedback van gebruikerservaringen werd hier ook uitgevoerd. Migratie / veranderingsmanagementprocessen werden verfijnd. Dit is ook waar de change agents (Google Guides) werden geïnformeerd en getraind.

Fase III: plannen, informeren en trainen

Dit is een voortzetting van fase twee, met een wending: migraties plannen en eindgebruikers informeren en trainen.

Fase IV: Go-Live

Dit is waar de gegevensmigratie werd uitgevoerd en de betrokkenheid van de eindgebruiker werd voortgezet. Ondersteuning en training werden voortgezet en het oplossen van bugs / gegevensafwijkingen begon.

Fase V: ondersteuning bij aanhoudende adoptie

Dit is waar de lange termijn begint - de voortdurende training en ondersteuning voor verandermanagement voor eindgebruikers duurt tot een jaar na voltooiing van de initiële migratie.

Cultuur

Graff heeft een paar tips over timemanagement en het belang van cultuur tijdens de migratie:

"Onderschat niet de tijd die u zult besteden aan het plannen van migraties van eindgebruikers, als u geen big-bang aanpak gebruikt en een grote onderneming bent, " zei hij.

"Zorg ervoor dat u nauwe partners hebt in uw verschillende bedrijfsonderdelen, die kunnen helpen met de betrokkenheid / adoptie van medewerkers."

"Ten slotte, " zei Graff, "is uw change agent-netwerk cruciaal voor uw succes; zorg ervoor dat u hen op de hoogte houdt en betrokken houdt terwijl u door de Pilot, implementatie en voortdurende adoptieondersteuning werkt."

Binnen enkele dagen zullen we de aanbevelingen van Genentech bestuderen over hoe te werken met de innovatiecyclus van Google en hoe Google+ beter kan worden afgestemd op de zakelijke behoeften van ondernemingen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com