Hoe Google Apps werkt wanneer echte mensen het gebruiken

Ongeveer zes maanden geleden wilden ongeveer een dozijn mensen in Buffalo, NY, waaronder ikzelf, iets samenstellen waardoor mensen over geweldige ideeën zouden praten. Dat ding was TEDxBuffalo, een gelicentieerde, onafhankelijk georganiseerde en veel kleinere versie van de wereldwijde TED-conferenties die de heftig virale "TED Talks" -video's produceren die zelfs je oom in Omaha handig vindt. Na verloop van tijd groeide dat dozijn of zo uit tot een grotere groep helpers en we hadden iets nodig om onze communicatie, documenten en veel informatie te beheren. Ik was de man aan de top en ik koos voor een Google Apps-installatie.

Waarom Google Apps?

Ik heb om een ​​paar redenen voor Google Apps gekozen. Er was bijvoorbeeld een mislukte poging tot een TEDxBuffalo vóór onze doorstart en we waren in staat om die Google Apps-installatie te redden, waardoor we de meer toegestane gratis installatie konden gebruiken voordat Google de gratis gebruikerslimiet terugbracht naar 10 mensen . Bedrijven hebben dwingende redenen om te upgraden, maar ons TEDx-evenement had niets met winstoogmerk te maken, dus we genoten van de kans om gratis onze eigen domeinhulpprogramma's te hebben.

Het grootste deel van onze groep was redelijk technisch onderlegd, en een paar waren regelrechte veteranen en fans van Gmail, Google Documenten en andere gratis tools uit Mountain View. En ik was verre van onpartijdig - ik schreef mijn Android-beginnershandleiding in Google Documenten, beheer een groot deel van mijn leven via Gmail en Google Agenda, en ik had Google-tools eerder gebruikt in samenwerking met mijn collega-editors bij Lifehacker. Google was de weg te gaan, leek het.

De kosten van een gratis tool werden meteen duidelijk. Het was vrij eenvoudig om " " accounts van mijn kant in te stellen en zelfs e-maillijsten voor subgroepen te maken voor "Marketing", "Programma", en dergelijke met de Apps Dashboard-bediening. Maar houd er rekening mee dat Google Apps, met name de gratis variant, een lastig soort klantenservice-instelling heeft, dus het was aan mij en een paar andere Google-savvy mensen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang had tot hun e-mail van tedxbuffalo.com - van hun thuiscomputer, hun kantoor, hun telefoon, waar ze ook waren toen ze incheckten wat hun vrijwilligersgroep van plan was.

Met een handvol mensen, dat is een kleine sessie van 10 minuten die je kunt doen na een vergadering. Met 30 mensen met zeer verschillende Google-vaardigheden, zijn dat twee zeer energieverslindende vergaderingen. En wanneer mensen berichten ontvangen van een "tedxbuffalo-marketing" -lijst, maar terugkomen als u een bericht "U hebt geen toestemming om te posten", is dat een schuimige mix van vervreemding en frustratie die iemand moet verhelpen.

Uiteindelijk zouden de meeste mensen die echt contact wilden houden erachter komen hoe ze hun e-mail konden krijgen en accepteren dat het lid worden van een organisatie een zekere mate van gedoe vereist, ongeacht welke tools worden gebruikt. Maar het is waarschijnlijk een slimme zet om meerdere accountaanmeldingen te laten ontdekken en configureren door mensen die voor hun geld met computers werkten. Voor alle anderen; open een aparte browser of een privé / incognito-venster.

Docs

Hoe zit het met Documenten, waar daadwerkelijk werk wordt gedaan? Voor mij, een freelance schrijver die nogal wat tussen systemen en locaties beweegt, is Documenten behoorlijk verbazingwekkend. Voor een groep van 30 of meer mensen die samenwerken aan breed gedefinieerde taken, is het zeker meer een gemengde zegen. Om specifiek te zijn:

Het goede

  • Nooit te maken krijgen met de .doc / docx-problemen tussen verschillende versies van Microsoft Office.
  • Een vrij eenvoudig middel om documenten onder leden te delen, als hun accounts toegankelijk zijn.
  • Echt eenvoudige formulieren die aan spreadsheets zijn gekoppeld, waardoor het gemakkelijk is om gegevens van de groep of van het web in het algemeen te verzamelen.
  • Tekstdocumenten en spreadsheets zijn zeer robuust (en worden automatisch opgeslagen), terwijl PowerPoint-presentaties in dia-stijl er over het algemeen behoorlijk fatsoenlijk uitzien (en onbedoeld teveel vertrouwen op dia's ontmoedigen).
  • Veel ruimte - eindeloos, echt - voor zeer lage kosten, en niemand hoefde een weekendmiddag door te brengen met het opzetten van een server of iets dergelijks.

De slechte

  • De documentenlijst en "versiebeheer". De grote lijst met recente documenten werkt prima als u een eenmanszaak bent. Wanneer je een flinke groep hebt, wordt het heel gemakkelijk om uit het oog te verliezen wie toegang heeft tot wat, wat voor soort naamschema's je gebruikt om iets aan te duiden als "officieel" of "klaar", en waarom Tim de document dat Mary zogenaamd met iedereen heeft gedeeld. U kunt mapachtige "Collecties" vormen en ze delen, maar we kwamen hetzelfde probleem tegen - wie kan ze zien en wat betekenen ze? U hebt een plan en een strak benamingschema nodig om Google Documenten professioneel te gebruiken (eigenlijk net als elke gedeelde documentruimte), maar het is te gemakkelijk om te denken dat het zichzelf zal oplossen als het allemaal in de cloud staat.
  • Eenvoudige vormen, met eenvoudige schema's, zien er goed uit. Maar net als Office zijn er overdreven thema's en clip-artstukken die mensen ertoe verleiden om een ​​anders prima hulpmiddel voor het verzamelen van gegevens te laten lijken op een toelatingsexamen voor een soort psychedelische kleuterschool.
  • Had ik al het lastige karakter van meerdere accounts genoemd? Meer dan eens zou ik, of een teamlid, per ongeluk een TEDxBuffalo-document maken in hun persoonlijke / Gmail-gebonden Google Documenten-account. Wat dan? Deel het met je TEDxBuffalo-account en deel je het vervolgens weer terug naar de bredere groep? Downloaden en opnieuw uploaden? Het is geen dealbreaker die de hele tijd opkwam, maar het gebeurde meer dan eens.

Bottom line

Ik kan echt geen systeem bedenken dat Google Documenten en Google Apps had kunnen vervangen voor ons team, dat op veel verschillende plaatsen, op verschillende tijdstippen en met allerlei verschillende technologie werkte. Het is gemakkelijk om geïrriteerd te raken door de kleine dingen - contactbeheer, standaard spreadsheet kolombreedten, de lettertypeselectie bij presentaties - wanneer de grote problemen van bestandsopslag, back-up, toegang en, opnieuw, zijn verdampt.

Als we niet aan een redelijk strak schema van vijf maanden werkten om een ​​conferentie samen te stellen, hadden we misschien iemand met ervaring binnengehaald om ons Google Apps-exemplaar op te zetten, ons enkele richtlijnen te geven en te anticiperen op onze verdomde hoofdpijn . En we hebben misschien beter gebruik gemaakt van functies die we nooit een kans hebben gegeven, zoals een op sites gebaseerd 'intranet' of een gedeelde agenda die zichzelf nooit helemaal leek te exporteren. Dat zullen we zeker doen in 2012 - zelfs als die ervaren persoon een van ons wordt.

In elk geval hebben we onze sponsorplaatsen verkocht met kits gemaakt in Documenten, genodigden uitgenodigd en feedback gevraagd (met behulp van een in Apps geïntegreerd exemplaar van MailChimp), de dag gepland in een grote spreadsheet en Google e-mailen . En we hebben ons product als het ware verzonden, en we zullen waarschijnlijk Google Apps gebruiken om het allemaal opnieuw te doen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com