Google Agenda-samenwerking mogelijk gemaakt met slots voor delen en afspraken

Samenwerking in Google Apps is niet alleen beperkt tot Google Documenten en Google Sites. Je kunt ook samenwerkingsfuncties toevoegen aan je Google Agenda.

Werk samen met individuen

Met de instellingen voor delen van Google Agenda kunt u de details van uw agenda delen met uw hele organisatie. U kunt ook het delen in de organisatie beperken en personen opgeven die toegang hebben om uw agenda te bekijken (uw manager) en personen die toegang hebben om wijzigingen aan te brengen in uw agenda (uw assistent, uw wederhelft, enz.).

Met dank aan learn.googleaps.com

Deel uw agenda met uw bedrijf

Wanneer u uw 'vrij / bezet'-beschikbaarheid deelt, kunnen de mensen met wie u uw agenda deelt, de tijdblokken zien wanneer u bezig bent en wanneer u vrij bent, maar niet de details van uw evenementen. Door uw agenda op deze manier te delen, kunnen gebruikers vergaderingen met u boeken op momenten dat u beschikbaar bent, in plaats van te hoeven raden naar uw beschikbaarheid.

Gebruikers toestaan ​​wijzigingen aan te brengen in uw evenementen

Wanneer u gebruikers toegang geeft tot "alle evenementdetails bekijken", kunnen ze zien wie, wat, wanneer en waar van uw evenementen, maar ze kunnen geen wijzigingen aanbrengen in die evenementen. Dit type toegang is handig voor uw manager, team of directe rapporten die u moeten kunnen vinden of helpen bij het plannen van uw projecten.

U kunt altijd aangeven dat bepaalde gebeurtenissen "privé" zijn, zoals een medische afspraak. Wanneer u een evenement markeert als "privé", zullen zelfs de mensen met wie u uw afspraakdetails deelt, niet zien wie, wat, wanneer of waar van deze "privé" -evenementen.

Abonneer u op openbare agenda's

Met Google Agenda kunt u ook secundaire agenda's maken die kunnen worden gedeeld met teams of de hele organisatie. De afdeling Human Resources wil misschien een kalender maken die de bedrijfsvakanties weergeeft. Door dit een "openbare" agenda te maken, kunnen werknemers zich snel abonneren op de agenda, zodat deze met één klik op de bovenkant van hun eigen agenda wordt weergegeven.

De wekelijkse nieuwsbrief van Google in de Enterprise helpt professionals om het maximale uit Google Documenten, Google Apps, Chrome, Chrome OS en alle andere Google-producten die in zakelijke omgevingen worden gebruikt te halen.

Afspraakvakken openen

De meest recente samenwerkingstoevoeging aan Google Agenda is de functie Afspraakslot. Hiermee kunnen gebruikers bepaalde tijdsblokken aanwijzen die open staan ​​voor anderen om een ​​tijd te selecteren en een afspraak te maken. Afsprakenslots zijn handig voor kantooruren van teams, prestatiebeoordelingen, vergaderingen van toezichthouders of studentenconferenties.

De kalendereigenaar selecteert gewoon een tijdsperiode wanneer deze beschikbaar is voor een afspraak. Ze selecteren ook of de afspraken in stappen van een bepaalde periode moeten worden opgesplitst. Er wordt een speciale URL gegenereerd voor de boekingspagina voor afspraken. Deze URL kan worden gedeeld met gebruikers binnen de organisatie of buiten de organisatie, zodat zij afspraakuren kunnen boeken.

Wanneer een medewerker de afspraak boekt, kan hij de "waar" en "beschrijving" invoeren. Het evenement wordt op de kalender van de aanvrager geplaatst en het afspraakslot wordt weergegeven zoals geboekt aan de persoon die de afspraaksloten aanbiedt.

Deze methode is handig voor gebruik binnen een organisatie. De functie kan alleen worden gebruikt door mensen buiten de organisatie als de gebruiker ook een Google Agenda-account heeft. Ze moeten inloggen op hun Google Agenda-account om de URL van de boekingsboekingspagina te kunnen bekijken. De functie afspraakafspraak is een stap in de goede richting. Het is echter geen realistisch reserveringssysteem voor bedrijven die klanten bedienen die niet noodzakelijk Google Agenda gebruiken. Dit omvat advocaten, salons, thuisreparatieservices, enz.

Afspraken verlengen met Tungle.Me

Tungle.Me is een planningsapplicatie die synchroniseert met Google Agenda's en waarmee gebruikers binnen en buiten de organisatie snel en gemakkelijk vergaderingen kunnen boeken.

Wanneer u zich aanmeldt voor Tungle, maakt u een profielpagina die kan worden gedeeld met potentiële klanten of collega's. Die personen kunnen je vrije / bezette planning zien, maar niet je afspraakdetails. U geeft de tijden aan waarop u beschikbaar bent voor vergaderingen en de mensen die u willen ontmoeten, kunnen verschillende tijdvakken voorstellen (u kiest het nummer) wanneer zij ook kunnen vergaderen. U ontvangt een e-mail, bevestigt de vergadertijd en de vergadertijd wordt geboekt en gesynchroniseerd met uw Google Agenda.

Het gebruik van een service zoals Tungle voorkomt dubbele boekingen en bespaart tijd. U hoeft niet langer heen en weer te e-mailen over mogelijke beschikbaarheid of tijd te besteden aan het uitzoeken hoe u uw agenda's kunt synchroniseren zodat u de beschikbaarheid kunt delen.

Tungle biedt ook aanvullende aanpassingen die Google Agenda-afspraken niet hebben. Met Tungle pas je de uren aan wanneer je beschikbaar bent voor afspraken, hoe lang van tevoren de afspraak moet worden geboekt en hoeveel potentiële tijdsloten een gebruiker moet voorstellen. Deze besturingselementen voorkomen dat u vergaderingen mist, overboekt of een vergadering moet weigeren.

De client die Tungle gebruikt om een ​​vergadering met u te boeken, hoeft zich niet bij de service te registreren en hoeft Google Agenda niet te gebruiken.

Beheer van beheerders van Tungle

Tungle bevindt zich op de Google Apps Marketplace, wat betekent dat een Google Apps-beheerder Tungle voor het hele domein kan in- of uitschakelen. De beheerder kan ook individuele gebruikers selecteren die Tungle kunnen gebruiken, terwijl het voor andere gebruikers wordt uitgeschakeld.

Andere planningsapplicaties die zijn geïntegreerd met Google Apps via de Google Apps Marketplace zijn Appointy en ScheduleOnce.

Lees ook:

  • Twee snelle tips voor het beheren van uw overvolle Gmail-inbox
  • Continue innovatie in Google Apps is het een zegen of een vloek?
  • De 40 belangrijkste Google Apps-sneltoetsen

© Copyright 2020 | mobilegn.com