Google Apps v. Office 365: Head-to-head vergelijking van functies

Noot van de redactie: dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd op 1 mei 2012. Het is waar nodig bijgewerkt, samen met de bijbehorende vergelijkingsspreadsheets, om de nieuwste informatie voor zowel Google Apps als Office 365 weer te geven.

Gezien de omvang van de ontwikkeling zijn zowel Google Apps als Office 365 van Microsoft recentelijk ten onder gegaan, of alleen het enorme aantal functies dat elke service nu biedt, is de beslissing welke "office cloud" het meest geschikt is voor uw kleine bedrijf of onderneming een enorme uitdaging geworden taak, boordevol risico. Er zijn een aantal factoren waarmee rekening moet worden gehouden om te voorkomen dat de productiviteit van een organisatie daadwerkelijk wordt geschaad of in verzonken kosten en onvoorziene uitgaven wordt verdronken. Bovendien zijn er andere afwegingen bij het kiezen van de ene service boven de andere, die veel verder gaan dan de basisset van productiviteitstools die elk aanbod biedt - SLA's, applicatie-ondersteuning, en misschien, vooral, gebruikerscultuur en acceptatie.

Om de bezorgdheid te verminderen bij het kiezen van Google Apps boven Office 365, of omgekeerd, maak ik een reeks berichten die over vrijwel elk hoekje en gaatje van elke service gaan. Bovendien zal ik de analoge kenmerken tegenover elkaar plaatsen om te beschrijven hoe de een beter geschikt is voor ondernemingen van kleine, middelgrote en / of grote omvang, of gewoon uitleggen hoe de ene eenvoudig de andere kan overtreffen. Ik doe dit via een downloadbare vergelijkingstabel (Excel-formaat), die ik hieronder kort zal beschrijven. U kunt ook een bijgevoegde sjabloon van de grafiek vinden die u mogelijk zelf wilt gebruiken / invullen om uw eigen onderzoek uit te voeren. U kunt ook op de onderstaande miniatuur klikken als u alleen een snapshot van de spreadsheet op volledige grootte wilt bekijken zonder iets te downloaden.

Eerst zullen we kijken naar de meest elementaire kantoorapplicaties, productiviteits- en documentbeheer-apps.

Productiviteitstoepassingen

De applicaties waar zowel Google Apps als Office 365 het meest bekend om zijn, zijn hun productiviteitssuite-apps met tekstverwerkings-, presentatie- en spreadsheetsoftware. Deze applicaties staan ​​bekend als Google Documenten onder Google Apps en Office Web Apps onder Office 365. Beide suites bevatten ook enkele aanvullende hulpmiddelen bij deze kernapplicaties waarvan ook kan worden gezegd dat ze zijn ontworpen om het idee van verhoogde kantoorproductiviteit te bevorderen. Voor Google Apps omvat dit de vorm- en tekenapplicaties, terwijl Office 365 een online versie van de desktop OneNote-software biedt.

Omdat de meeste werknemers van de onderneming waarschijnlijk het grootste deel van hun dag besteden aan het maken of samenwerken aan tekstverwerker-, presentatie- of spreadsheetdocumenten, hebben zowel Google als Microsoft de meeste nadruk gelegd op ontwikkeling. Voor het grootste deel heeft Google zich gericht op het verwijderen van datgene waarop Microsoft jarenlang heeft gebouwd met zijn Office-desktopsoftware, door een eenvoudige maar intuïtieve interface te maken die gebruikers van productiviteitssoftware, zoals Office, gemakkelijk kunnen navigeren, zonder veel leercurve . Microsoft heeft een vergelijkbare aanpak gekozen, maar haalt elke leercurve volledig uit de vergelijking door simpelweg bepaalde onderdelen of geavanceerde functies van de desktop Office 2010-software te verminderen. Microsoft's desktop- en cloudversies van haar kantoorsoftware zijn bijna een evenbeeld van elkaar, enigszins analoog aan hoe men een auto kan kopen. Kiezen voor Office Web Apps lijkt een beetje op een goedkoper model van dezelfde auto, maar zonder de lederen stoelen, snellere motor, zonnedak en andere mooie add-ons.

Beide productiviteitspakketten zullen de klus klaren, wat betekent dat 99 procent van het belangrijkste werk dat de meerderheid van de zakelijke gebruikers doet, met beide applicaties kan worden volbracht. Voor die resterende 1% van het werk dat moet worden gedaan, blijft Google Apps echter achter, simpelweg omdat Office Web Apps gebruikers de mogelijkheid biedt om te integreren met het desktop-equivalent van Word, PowerPoint, Excel en zelfs OneNote, voor het geval dat meer geavanceerde taken, zoals het maken van VBA-programma's, zijn vereist.

Document beheer

Het creëren van documenten met productiviteitstoepassingen (bijvoorbeeld tekstverwerkers of spreadsheets) is meer dan alleen de toepassingen zelf. Er zijn een aantal verplichtingen die u moet aangaan om documenten, en de gegevens of informatie daarin, effectief te beheren. Met betrekking tot wat beschikbaar is op Google Apps / Google Docs en Office 365 / Office Web Apps, is er namelijk het delen en samenwerken van documenten met collega's, de mogelijkheid om documenten offline te bewerken voor het geval een internetverbinding verloren of niet beschikbaar is, synchronisatie tussen van cloud en desktop afgeleide documenten, documentnavigatie en zoeken, document importeren en exporteren, en documentrevisies / -versies.

De meeste zakelijke gebruikers werken in teams en moeten niet alleen hun documenten delen met teamgenoten, maar ook in realtime met hen samenwerken aan die documenten. Zowel Google Apps als Office 365 hebben de mogelijkheid om documenten in realtime te delen, samen te werken of co-auteur te zijn, of in het geval van Office 365 pseudo in realtime. Het echte verschil tussen de twee is misschien een kwestie van voorkeur - waar documenten van Google Documenten een eenvoudigere manier van delen en samenwerken hebben, stelt Office 365 een aantal mechanismen in om te voorkomen dat twee auteurs tegelijkertijd dezelfde gegevens bewerken. Beide kunnen echter als geschikt voor zelfs de grootste onderneming worden aangemerkt, vooral als men bedenkt dat dit soort technologie vrij nieuw is en echt niet elders beschikbaar is, althans op grote schaal.

Offline bewerken, documentsynchronisatie en importeren / exporteren van documenten zijn drie nauw met elkaar verbonden functies, omdat ze allebei verweven zijn met het idee dat de gebruiker die dit soort service eist, hetzij via Google Docs of Office Web Apps, waarschijnlijk niet van plan is volledig onderdompelen in de cloud. Zowel Google Apps als Office 365 hebben voldoende middelen om al deze functies te bieden, maar hebben allemaal hun reden tot bezorgdheid als het gaat om de grote onderneming.

Documentnavigatie en zoeken kunnen een set functies zijn die voorheen als vanzelfsprekend werden beschouwd, aangezien we tot voor kort allemaal een soort op OS gebaseerde bestandsbeheersoftware zoals Windows Explorer gebruikten, toen internetbrowsers noodzakelijk werden om online toegang te krijgen tot documenten. Hoewel er op dit gebied vooruitgang is geboekt, zullen de meeste mensen merken dat beide diensten een zekere "je ne sais quoi" missen - vloeibaarheid.

Documentrevisie zou bekend kunnen staan ​​als het opslaan van oude kopieën van hetzelfde document met de mogelijkheid om een ​​revisie op te slaan, terwijl versiebeheer deze routine een stap verder brengt door de auteur de mogelijkheid te geven de verschillen tussen elke versie te begrijpen, zoals bij CVS (Concurrent Versioning System). Hoewel zowel Google Documenten als Office Web Apps-documenten elk voldoende methoden hebben om een ​​lange geschiedenis van revisies bij te houden, ontbreekt elke versie-functie volledig. Dit is misschien alleen nodig voor geavanceerde gebruikers, zoals ontwikkelaars, maar het is zeker iets dat het argument voor een volledige overstap naar de cloud kan verdiepen. Verder kan worden gezegd dat alle gebruikers CVS moeten gaan gebruiken.

Gebruik van de grafieken

De downloadbare grafiek in Excel-indeling is als volgt georganiseerd:

In de kolom met functies wordt alleen de service of het aanbod op aanvraag weergegeven. Dit moet niet worden verward met echte applicaties, omdat ze worden vermeld onder de kolommen die bekend staan ​​als Google App / Service en Office 365 .

  • Google App / servicekolom: toont een applicatie of algemene service die is gekoppeld aan de vermelde Google App-functie.
  • Office 365-app / servicekolom: een lijst met elke applicatie of algemene service die is gekoppeld aan de vermelde Office 365-functie.
  • Enterprise Grootte (Small, Medium en Large) Kolommen: GA (Google Apps) of 365 (Office) geeft aan welke in elke omgeving geschikt is. Kan een of beide zijn, en soms 'geen van beide'.
  • Vergelijkingskolom: deze kolom somt alle positieve en negatieve punten op die zijn verbonden aan het kiezen van de ene cloudservicefunctie / -applicatie boven de andere. Dit kan te maken hebben met hoe geschikt het is voor een onderneming met een bepaalde omvang. Maar misschien nog belangrijker, de afhaalmaaltijden kunnen illustreren hoe de Google Apps of Office 365 ofwel waarmaakt wat ze willen bereiken, of zelfs hoe een service de concurrentie het beste is.

Zie ook:

  • Hoe een Office 365-ondernemingsplan te kiezen
  • TechRepublic Kostenvergelijkingstoolkit: Google Apps versus Office 365: download deze tool om erachter te komen welke online productiviteitssuite het meest kosteneffectief is voor uw bedrijf. Deze download is gratis beschikbaar als onderdeel van een TechRepublic Pro-lidmaatschap of kan worden gekocht via onze online winkel.

© Copyright 2020 | mobilegn.com