Google Apps v. Office 365: Inhouds- en documentbeheer

Noot van de redactie: dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2012. Het is waar nodig bijgewerkt, samen met de bijbehorende vergelijkingsspreadsheets, om de nieuwste informatie voor zowel Google Apps als Office 365 weer te geven.

Eerder, in mijn doorlopende serie waarin Google Apps en Office 365 werden vergeleken, heb ik verschillende functiegroepen vergeleken, beginnend met hun basisproductiviteitstoepassingen, en ga ik verder met hun e-mail- en berichten- en kalenderlijn van producten. In dit segment zal ik verschillende aspecten van ieders content- en documentbeheersoftware vergelijken, meestal met betrekking tot functies die op zijn minst enkele overlappende eigenschappen hebben, aangezien de twee services als inherent verschillend van aanpak kunnen worden opgemerkt.

SharePoint Online, dat op zichzelf kan worden gekocht, maar is opgenomen in verschillende Office 365-abonnementen, is een enigszins uitgeklede versie van Microsoft's lokale versie van SharePoint 2010 en heeft als doel teams van gebruikers op één platform samen te brengen om samen te werken aan documenten met gedeelde productiviteit (MS Office), het beheer van die documenten te verbeteren en hulpmiddelen te bieden voor het ontwerpen van relevante zakelijke inhoud en gestroomlijnde workflows in goed gecoördineerde ruimtes. Google Apps kan in geen geval hetzelfde zeggen, althans niet voor één enkele applicatie. Men moet een combinatie van Google Documenten, de Google Sites-service en tot op zekere hoogte Google Drive gebruiken, zodat ze een analoge reeks functies voor SharePoint Online bereiken. Zelfs wanneer u dit doet, zou u echter kunnen constateren dat Google Apps niet alleen niet voldoet aan bepaalde normen die grotere ondernemingen eisen, maar ook aan een bepaald niveau van continuïteit en hegemonie waaraan SharePoint-gebruikers gewend zijn. Hoe star dit ook klinkt, het helpt eigenlijk om een ​​meer samenhangende en vertrouwde omgeving te creëren (zakelijke gebruikers haten verrassingen).

Dus waarom zou u zelfs een vergelijking maken tussen Google Apps en Office 365 op het gebied van document- en inhoudbeheer terwijl de meesten waarschijnlijk het verhaal van David en Goliath eerder hebben gehoord? Welnu, ten eerste kan Google Apps worden opgemerkt als een meer dan acceptabele oplossing voor kleinere ondernemingen, en tot op zekere hoogte meer geschikt wanneer een persoon de tijd en kosten in overweging neemt die nodig zijn om een ​​SharePoint-implementatie te beheren. In feite, zo goed een product als ik denk dat SharePoint is, zou ik zo gewaagd zijn om te zeggen dat de meeste organisaties de meeste functies die het biedt niet volledig gebruiken. Ten tweede krijgt een organisatie in veel opzichten de mogelijkheid om Google Sites aan te passen om veel van die functies te gebruiken die uit de doos komen met SharePoint Online. Hoewel dit een stuk kan zijn, kan men in theorie de Google App Engine en Google Drive gebruiken om op zijn minst rudimentaire componenten te maken die lijken op SharePoint Online. Bovendien kan een organisatie ook applicaties van de Google Apps Marketplace koppelen om hulpmiddelen te bieden voor activiteiten zoals project-, taak- en contactbeheer. Ik bewaar dit echter voor een ander bericht.

De functies die Google Apps en Office 365 - of ik zou moeten zeggen, Google Sites en SharePoint online - het meest opvallend gemeen hebben, hebben betrekking op het wikipaginaschema van Sites en de onderdelen Mijn sites en Mijn profiel van SharePoint. Nogmaals, Google Apps laat veel aan de verbeelding van de auteurs over, terwijl SharePoint Online gebruikmaakt van sjablonen en universele composieten die bekend staan ​​als webonderdelen, die modulair kunnen worden beheerd en toegewezen gebruikersrechten. Als dit alles is dat een organisatie uit een site wil halen, zonder veel behoefte aan SharePoint Online's tools voor documentbeheer of contentontwerp, zoals het intranet en openbare websitesites, ben ik misschien geneigd te zeggen dat Google Apps de betere keuze van de twee; waarschijnlijk alleen al vanwege kostenbesparingen. Aan de andere kant, als uw organisatie geëngageerd is om interpersoonlijke communicatieproblemen efficiënt op te lossen en de productiviteit te verhogen, is er geen concurrentie, SharePoint Online is de duidelijke winnaar.

Hier zijn de belangrijkste functiegebieden die ik in de grafiek behandel

  • Co-authoring / samenwerking van documenten
  • Documentnavigatie en zoeken
  • Waarschuwingen voor documentwijzigingen
  • Mobiele documenten
  • Offline documentsynchronisatie
  • Content-samenwerking en taakbeheer
  • Domeinsites
  • Sociale inhoudstools
  • Back-up van inhoudsgegevens

De grafiek is zeer gedetailleerd, dus voor degenen die liever een versie op het bureaublad opslaan en manipuleren, kunt u de Excel-grafiek downloaden. Als u liever een snapshot-versie bekijkt, klikt u op de onderstaande miniatuur om deze op volledige grootte te openen.

Gerelateerde tool :

TechRepublic Kostenvergelijkingstoolkit: Google Apps versus Office 365

Download deze tool om erachter te komen welke online productiviteitssuite het meest kosteneffectief is voor uw bedrijf. Deze download is gratis beschikbaar als onderdeel van een TechRepublic Pro-lidmaatschap of kan worden gekocht via onze online winkel.

© Copyright 2020 | mobilegn.com