Doe-het-zelf: gratis samenwerken met Google Docs Discussions

Ik werk dagelijks samen aan documenten, dus ik was enthousiast over Google Docs Discussions, een samenwerkingstool die een enorme impact kon hebben. Google probeert van Google Apps de toonaangevende oplossing voor bedrijfskantoorpakketten te maken en discussies aan documenten toe te voegen, zorgt voor een ongelooflijk bedrijfsvriendelijke webgebaseerde kantoorruimte. En omdat Google Documenten gratis is, is het volkomen logisch voor doe-het-zelvers.

Wat u nodig heeft om samen te werken met Google Documenten

  • Een Gmail-account
  • Medewerkers met Gmail-accounts
  • Een Google Documenten-document

Hoe Google Documenten Discussies werken

De samenwerkingstool van Google Documenten voegt een nieuwe laag toe aan uw document die dient als ruimte voor het bespreken van het document. Alleen gebruikers die door de eigenaar van het document zijn uitgenodigd, kunnen aan de discussie deelnemen, tenzij de discussie openbaar wordt gemaakt.

Tijdens de samenwerking kunt u het volgende doen:

  • Bespreek het document met uitgenodigde bijdragers.
  • Verberg of verplaats het discussievenster en bewerk het document.
  • Opmerkingen van bijdragers bewerken, verwijderen en oplossen.
  • Chat met andere medewerkers.

Het is niet meteen duidelijk hoe de discussiefunctie van Google Documenten moet worden gebruikt voor samenwerking; zodra u het echter onder de knie hebt, is de functie een ongelooflijk hulpmiddel voor samenwerking. Hier zijn instructies en tips voor het gebruik van de functie Google Discussies in Google Documenten.

Hoe Google Documenten Discussies te gebruiken

Meld u aan bij uw Gmail-account en open vervolgens het document dat moet worden gebruikt voor samenwerking. Als u bijdragers wilt uitnodigen om de discussie bij te wonen, klikt u op de knop Delen om het uitnodigingsvenster te openen. Wanneer het uitnodigingsvenster wordt geopend, kunt u alle benodigde bijdragers uitnodigen ( Afbeelding A ). Figuur A

Nadat u de e-mail hebt verzonden, moeten alle uitgenodigde bijdragers de uitnodigings-e-mail bekijken en op de bijbehorende link klikken. Zodra een genodigde de link opent, heeft hij of zij toegang tot het document en de discussie. Standaard heeft elke bijdrager volledige (lees- en schrijf) documentrechten. Als u de rechten van een bijdrager wilt wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gedeeld en selecteert u Gedeelde instellingen. Vanuit dat venster kunt u de status van een deelnemer aanpassen aan de machtigingen ( Afbeelding B ). U kunt de machtigingsinstellingen op elk gewenst moment wijzigen. Vanuit dit venster kunt u nieuwe deelnemers uitnodigen voor het samenwerkingsproces. Figuur B

U kunt de privacy van de discussie ook wijzigen in Openbaar op internet, Iedereen met een link of Privé door te klikken op de link Wijzigen in het gedeelte Privacy.

Open het venster Discussies De volgende stap is om het venster Discussies te openen door op de knop Discussies te klikken; het venster Discussies beslaat mogelijk uw hele document. Als u boven aan het venster Discussies klikt, kunt u het venster verplaatsen zodat u discussies kunt bekijken en aan het document kunt werken ( Afbeelding C ). U kunt het formaat van het discussiesvenster niet wijzigen, dus u moet het strategisch plaatsen zodat het onroerend goed van uw scherm wordt gemaximaliseerd. Met het discussievenster dat uw document bedekt, zult u merken dat wanneer u door uw document bladert, het venster transparant wordt; wanneer u stopt met scrollen, verschijnt het venster Discussies opnieuw. Figuur C

Klik op de afbeelding om te vergroten.

Als u een document wilt bewerken met het venster Discussies geopend, moet u ervoor zorgen dat het venster het document niet bedekt. Als het venster Discussies in de weg staat (dit is het geval als bij het bekijken van het document de tekst een doorschijnend blauw vak heeft dat de tekst overlapt), wordt het discussievak opnieuw weergegeven wanneer u op de tekst klikt.

Dit is de enige manier om het venster Discussies open te houden en tegelijkertijd in uw document te werken - verplaats de discussie gewoon uit de weg van de tekst.

Bespreek het document

Open het venster Discussies, voer je reactie in en klik op de knop Posten; alle bijdragers zien je bericht onmiddellijk. Door het discussieproces worden alle berichten opgeslagen en leesbaar. (Discussies verschijnen niet in het chatvenster.)

Standaard worden alle Google Discussies-berichten per e-mail verzonden naar alle bijdragers. Als u dit proces wilt wijzigen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Discussies en selecteert u vervolgens Instellingen voor discussiemelding. In het nieuwe venster kunt u instellen hoe u meldingen wilt verzenden, of helemaal niet ( Afbeelding D ). Google raadt af om de meldingen voor deelnemers uit te schakelen, maar mogelijk hebt u deelnemers die deze e-mailmeldingen niet willen ontvangen. Figuur D

Discussies oplossen De mogelijkheid om discussies op te lossen is een van de beste functies van de tool. Stel bijvoorbeeld dat u een discussie hebt over een bepaald aspect van een document en dat aspect op een gegeven moment in de discussie wordt opgelost; u kunt dit aangeven door Resolve te selecteren in het vervolgkeuzemenu Discussies. Er verschijnt een overlay waarmee u kunt annuleren of door kunt gaan met het markeren van een discussiethread als opgelost. Zodra een discussie is gemarkeerd als opgelost, kan niemand meer reageren op die discussie. Elke medewerker die bij de discussie betrokken is, kan een thread als opgelost markeren. Discussies bewerken of verwijderen

Als u een discussie binnen een thread wilt bewerken, klikt u op de vervolgkeuzelijst die aan de thread is gekoppeld en selecteert u Bewerken; wanneer u dit doet, wordt de tekst in de discussie geopend voor bewerking.

Als u een discussie binnen een thread wilt verwijderen, klikt u op de vervolgkeuzelijst die aan de thread is gekoppeld en selecteert u Verwijderen. Gelukkig heeft Google het zo gemaakt dat alleen de maker van een discussiethread een thread kan verwijderen.

Praat over de samenwerking

Als u opmerkingen wilt maken, maar niet noodzakelijkerwijs in de hoofdtekst van de samenwerkingsdiscussie, kunt u het chatvenster gebruiken. In de lijst met deelnemers kunt u het chatvenster openen (rechts in het documentvenster) en beginnen met chatten over de samenwerking. Deze chats worden niet opgeslagen in de documentbespreking.

Publiceer op internet

Als u op het vervolgkeuzemenu Delen klikt, kunt u het document op het web publiceren selecteren. Voordat u uw document op internet publiceert, moet u goed nadenken of u wilt dat iedereen het document kan zien.

Een samenwerkingssessie beëindigen Wanneer bijdragers het document sluiten, verschijnen ze niet langer in de vervolgkeuzelijst boven het chatvenster. Zolang een medewerker de uitnodigingslink opslaat, kunnen ze op elk gewenst moment opnieuw deelnemen aan de discussie.

Zelfs wanneer alle bijdragers en de eigenaar van het document de discussie hebben verlaten en het document hebben gesloten, blijft de samenwerkingsdiscussie deel uitmaken van het document. Wanneer een bijdrager het document opent, kan deze de discussie bekijken.

Samenvatting

Deze nieuwe samenwerkingsfuncties maken van Google Documenten een serieuze concurrent met Microsoft Office en LibreOffice, vooral voor iedereen die onderweg een office-pakket en een samenwerkingstool nodig heeft. En omdat de functie Google Documenten Discussies niets kost, is het perfect geschikt voor doe-het-zelfzaken.

Komt Google Documenten bijna de perfecte vervanging voor de duurdere, minder mobiele oplossingen? Vertel ons wat u denkt in de discussie.

© Copyright 2020 | mobilegn.com