Definieer Google Drive op basis van uw behoeften

Bepaal hoe uw organisatie en uw gebruikers werken met Google Drive en configureer vervolgens apps en instellingen om hun behoeften te ondersteunen.

Hier is een vocabulairequiz met één vraag voor u:

De term "Google Drive" betekent __________.

  1. Opslag, zoals in "het Google Drive-bestandsopslagsysteem".
  2. Browser-apps, zoals in "maak een nieuw document door in te loggen bij Google Drive op drive.google.com".
  3. Een app voor het synchroniseren van bestanden, zoals "open Google Drive op Windows / Mac om toegang te krijgen tot uw bestanden".
  4. Een mobiele app, zoals in "documenten maken en bewerken met de Google Drive-app op uw telefoon".
  5. Alle bovenstaande

    Natuurlijk is "5" correct. Google Drive verwijst mogelijk naar een van deze vier items.

    De verwarring beëindigen

    De meerdere definities van "Google Drive" kunnen verwarring veroorzaken. Als u een persoon de opdracht geeft om "Het bestand te openen met Google Drive", moeten ze dan een browser of een app openen? Beide acties openen "Google Drive", maar laten de gebruiker in verschillende omgevingen. Het onderscheid doet er weinig toe voor een gebruiker die probeert te werken. Het verschil doet er echter toe. Het openen van een native Word-bestand met Google Drive in de browser geeft het bestand weer en laat de gebruiker een geheel nieuw, geconverteerd bestand maken in de Google Documenten-indeling. Er zijn nu twee bestanden in plaats van één. Eén in Google Documenten-formaat en één in Word-formaat; dit kan meer verwarring en frustratie veroorzaken.

    Meestal gebruiken mensen Google Drive op een van twee manieren:

    1. Om Microsoft Office-documenten op te slaan, of
    2. Inheemse Google-documenten (of webdocumenten) vanuit een browser maken, bewerken en opslaan.

    Organisaties die verder zijn gegaan dan Microsoft Office hebben het gemakkelijk. Google Drive slaat de bestanden van de organisatie op en biedt toegang tot de apps die nodig zijn om documenten te maken en te bewerken. Zonder Microsoft Office is er weinig kans op verwarring.

    De uitdaging doet zich voor in organisaties die Google Apps gebruiken voor e-mail en gedeelde agenda's, maar toch de Microsoft Office-suite gebruiken voor documenten. In deze instellingen werkt Google Drive eenvoudig om Microsoft Office-documenten op te slaan. Dat is waar de meerdere betekenissen van "Google Drive" verwarring kunnen veroorzaken.

    Als u niet zeker weet hoe mensen Google Drive gebruiken, vraagt ​​u een gebruiker om een ​​nieuw document te maken. Als ze Microsoft Word openen, gebruiken ze waarschijnlijk Google Drive als opslag. Als ze een browser gebruiken, gebruiken ze de volledige kracht van Google Drive-apps. (Ik ben me ervan bewust dat sommige organisaties beide gebruiken: Office voor opgemaakte documenten en Drive voor samenwerking. Gebruikers die dit doen, zijn technisch zeer bekwaam.)

    Hier leest u hoe u potentiële verwarring en problemen in elk van de twee omgevingen kunt minimaliseren.

    Gebruikers van Microsoft Office-documenten moeten Drive openen via de Drive-desktopapp of de mobiele Quickoffice-app

    1. Sla Microsoft Office-documenten op

    Als uw organisatie Google Apps for Business gebruikt voor e-mail en agenda's en de Microsoft Office-suite voor documenten, raad ik u aan uw systeem zo in te stellen dat het met documenten werkt.

    een. Installeer Google Drive op Mac / Windows-systemen voor bestandssynchronisatie

    Installeer de Google Drive-app (beschikbaar voor Mac en Windows). Leer gebruikers toegang te krijgen tot Drive bij het openen of opslaan van Office-documenten: op Mac-systemen, met behulp van de Mac Finder; op Windows-systemen, met behulp van het "Startmenu" (of tegel, als u Windows 8 gebruikt).

    b. Gebruik QuickOffice voor Google Apps Business op smartphones en tablets

    Met mobiele QuickOffice-apps (beschikbaar voor Android en iOS) kunnen gebruikers Office-documenten bewerken, zonder het document te converteren naar een native Google-documentindeling. Dit helpt gebruikers om het probleem met "meerdere documenten" hierboven te vermijden. Bestanden die op het apparaat zijn gemaakt, hebben de indeling Microsoft Office of de indeling ".txt", die allemaal kan worden geopend met Microsoft Office op Mac- of Windows-systemen.

    Gebruikers zonder Microsoft Office hebben toegang tot Drive via internet of de mobiele Google Drive-app

    2. Werk met native Google-documenten

    Dingen zijn eenvoudiger als uw organisatie Microsoft Office volledig heeft verwijderd en volledig afhankelijk is van Google Apps for Business voor e-mail, agenda's en samenwerking aan documenten.

    een. Gebruik een browser voor alle bestandsactiviteiten op Mac / Windows-systemen

    Maak, bewerk en deel bestanden in een browser op http://drive.google.com. (Ik raad u aan de Chrome-browser te gebruiken.) Google biedt een handige interactieve rondleiding door de Google Drive- en Documenten-functies op http://learn.googleapps.com/tour-drive.

    (Opmerking voor gevorderde gebruikers: onthoud dat het menu "Meer" gebruikers toegang geeft tot alle door de beheerder geïnstalleerde apps van Google Marketplace. Dit is bijvoorbeeld hoe ik toegang krijg tot de MindMeister mind-mapping webapplicatie.)

    b. Gebruik Google Drive-apps op smartphones en tablets

    Met Google Drive mobiele apps (beschikbaar voor Android en iOS) kunnen gebruikers Google-documenten op smartphones en tablets bewerken. Bestanden die op het apparaat zijn gemaakt, hebben de 'native' Google-documentindelingen en kunnen worden gedeeld met anderen voor weergave of bewerking.

    Een opmerking voor ervaren gebruikers: natuurlijk belet niets dat gebruikers overal met bestanden kunnen werken (dwz in de Google Drive Windows / Mac-app, in QuickOffice, in Google Drive mobiele apps en in de drive.google.com browser-app). Technisch bekwame gebruikers zouden geen probleem moeten hebben om met elk van deze tools te werken, schakelen indien nodig tussen hen.

    Bottom line

    In een ideale wereld zouden bestandsformaten er niet toe doen: gebruikers van Google Drive zouden Microsoft Office- en native Google-doc-bestanden kunnen openen en bewerken zonder "geconverteerde" kopieën te maken. Er zijn tekenen dat Google aan die wereld werkt. (In juni 2013 heeft François Beaufort gepost dat het ontwikkelaarskanaal van Chrome OS native Office-bewerking van Microsoft Office-bestanden toestaat.) Kies tot die tijd de juiste Google Drive-tools voor uw gebruikers, zodat ze weten wat u bedoelt als u zegt: " Bewaar het op Google Drive. "

    Lees ook:

    • Stuur rond de gaten met Google Drive
    • Tien manieren om uw Google Drive te maximaliseren
    • Vijf manieren waarop uw organisatie de acceptatie van Google Drive kan verbeteren

    © Copyright 2020 | mobilegn.com