Continue innovatie in Google Apps is het een zegen of een vloek?

Als u door de Gmail Team-blog of de Google Apps Update Alerts-blog bladert, ziet u dat er ongeveer één keer per week een nieuwe functie, tool of gebruikersinterface wordt aangepast aan Google Apps. Enkele van de recente wijzigingen in Google Apps zijn onder meer de toevoeging van afspraaksloten aan de kalender, de mogelijkheid om gelijktijdig te bellen met Google Voice en de mogelijkheid om leesbevestigingen aan te vragen via Google Mail. De nieuwe functies verschijnen automatisch, er is niets om te installeren of kopen. Dit type nieuwe functie-release is niet specifiek voor Google Apps; andere populaire webapplicaties zoals Twitter en Facebook werken hun applicaties op dezelfde manier bij.

Google noemt dit proces 'voortdurende innovatie' en brengt het op de markt als een voordeel van Google Apps. Snel nieuwe functies vrijgeven en het product updaten is geweldig, maar er is ook een keerzijde aan deze constante verandering waar Google niet over spreekt, de noodzaak om voortdurend trainingsmateriaal bij te werken en communicatie naar gebruikers te sturen.

Voordelen van voortdurende innovatie

Updates zonder kosten

In tegenstelling tot de aanschaf van de nieuwste versie van een besturingssysteem of de nieuwste versie van Adobe Photoshop, zijn er geen kosten verbonden aan toegang tot de nieuwste software-updates en innovaties in Google Apps. De $ 50 / gebruiker / jaar bevat de maandelijkse updates voor de applicatie en voor degenen die de gratis versie van Google Apps gebruiken, zijn de upgrades ook gratis.

Geen arbeidskosten

Wanneer een nieuwe functie zoals geneste labels voor Gmail wordt uitgebracht, wordt de release beheerd door een team van Google-technici. De lokale IT-beheerders hoeven geen tijd te besteden aan het vrijgeven van patches of het installeren van nieuwe software op elk individueel station. Voor sommige functies, zoals de nieuwe functie Ontvangstbevestiging, klikken de systeembeheerders op een knop om de functie in of uit te schakelen. Dit bespaart de IT-afdeling tijd, zodat zij zich kunnen concentreren op het bieden van IT-oplossingen en ondersteuning bij andere IT-uitdagingen.

Profiteer van de nieuwste technologie

Regelmatige releases van nieuwe technologie stellen Google in staat om te profiteren van de nieuwste webtechnologieën zoals HTML 5 en VOIP-integratie. Gebruikers in moderne browsers die HTML 5 ondersteunen, hebben direct toegang tot functies zoals slepen en neerzetten van bijlagen en het kopiëren en plakken van afbeeldingen van het web in de body van een e-mail.

Functieverzoeken worden sneller ingewilligd

Met continue innovatie worden functieverzoeken zoals leesbevestigingen, bcc-zichtbaarheid en ondersteuning voor rich text-handtekeningen snel in het systeem geïntegreerd. Google vraagt ​​gebruikers routinematig om productfeedback en integreert deze functies vervolgens in het product. Veel mensen zijn verrast dat veel van hun functieverzoeken beschikbaar zijn door bepaalde Gmail- of Google Agenda-labs in te schakelen.

De oerknal gebeurt maar één keer

Zodra de eerste implementatie van Google Apps plaatsvindt, hoeft de IT-afdeling geen tijd te besteden aan de voorbereiding op de volgende versie van de software. Dit betekent ook dat gebruikers geen tijd hoeven te besteden aan het leren van volledig nieuwe versies van de software; ze hoeven slechts één of twee nieuwe functies per maand te leren.

Nadelen van voortdurende innovatie

Trainingsmateriaal bijwerken

Nieuwe functie geeft effect trainingsmateriaal vrij, zoals gebruikershandleidingen, helpdocumentatie en e-learningvideo's. Wanneer een nieuwe functie wordt vrijgegeven, moeten instructies worden toegevoegd aan het bestaande trainingsmateriaal. Grote UI-wijzigingen vereisen dat de meeste screenshots en eLearning-video's opnieuw worden gemaakt. Het gebruik van oude schermafbeeldingen met nieuwe schriftelijke instructies is verwarrend voor de gebruikers. Google brengt updates van hun trainingsmateriaal aan op learn.googleapps.com, maar elke afzonderlijke organisatie is verantwoordelijk voor het bijwerken van de kopieën van het trainingsmateriaal dat ze op hun eigen interne servers of sites opslaan.

Meer e-mailberichten over IT-communicatie

Google Apps-gebruikers die deel uitmaken van de "geplande releasecyclus" hebben een vertraging van twee weken voor de release van nieuwe functies. Ze kunnen deze tijd gebruiken om trainingsmateriaal bij te werken en communicatie naar hun gebruikers te sturen over deze wijziging. Dit omvat het creëren van bedrijfsprocessen om de communicatie van deze updates af te handelen.

Onderbenutting van nieuwe functies en verwarde gebruikers

Wanneer organisaties niet goed communiceren en werknemers niet opleiden over de nieuwe functies, worden veel van de functies onderbenut. Medewerkers kunnen deze functies tegenkomen of zich gewoon in het algemeen verward voelen wanneer de interface verandert en de locatie van de Contacten-link 200 pixels hoger op het scherm verschijnt. Als het helpdeskpersoneel niet in de communicatielus zit, kunnen ze gebruikers verkeerd informeren en onnauwkeurige ondersteuning bieden.

Wat doet Google hieraan?

Google houdt vast aan zijn streven naar voortdurende innovatie, dus verwacht niet dat het releaseschema zal veranderen. In het afgelopen jaar heeft Google echter verschillende bronnen vrijgegeven om gebruikers te ondersteunen bij de uitrol van nieuwe releases:

  • Wat is er nieuw Kalender: deze kalender toont de komende releases van nieuwe functies voor Google Apps.
  • Geplande release versus schema voor snelle release: Google Apps-beheerders kunnen de geplande releasecyclus of de snelle releasecyclus selecteren. Degenen in de snelle cyclus ontvangen de nieuwe updates zodra ze klaar zijn. Die domeinen in de geplande releasecyclus hebben een extra week of twee weken om hun gebruikers en hun trainingsmateriaal voor te bereiden op de verandering.
  • Bijgewerkt Helpcentrum: het nieuw ontworpen en bijgewerkte Helpcentrum biedt actuele instructies voor het gebruik van alle honderden functies in Google Apps.

Lees ook:

  • Uit een onderzoek blijkt dat bijna 20% van de bedrijven Google Apps gebruikt
  • Hoe een Google Apps-wederverkoper voor uw implementatie te selecteren
  • Op 1 augustus wordt Google Apps alleen ondersteund in moderne browsers

© Copyright 2020 | mobilegn.com