Proost en gejuich voor Google Groups for Business

Google Groups is de applicatie binnen Google Apps die kan worden gebruikt om mailinglijsten te maken en om Documenten, Kalenders en Sites met groepen mensen te delen. Groepen kunnen alleen worden beheerd door Google Apps, of "User Managed Groups" kan worden ingeschakeld zodat individuele gebruikers hun eigen distributielijsten kunnen maken en beheren. Groepen kunnen ook worden gebruikt als tijdelijke oplossing voor gedeelde mailboxen en voor het beheren van kleine externe mailinglijsten en communicatie.

Een punt van verwarring rond Google Discussiegroepen is dat Google drie verschillende applicaties binnen Google Apps heeft met het woord 'Groups' in de titel.

  • Door gebruikers beheerde Google-groepen: dit is het zelfstandige Google Apps-product waarmee gebruikers hun eigen distributielijsten kunnen maken en beheren.

  • Sectie Groepen van het beheerdersdashboard: dit is het gedeelte van het Google-beheerdersdashboard waar beheerders distributielijsten kunnen maken en groepslidmaatschap kunnen beheren.

  • Persoonlijke contactgroepen: gebruikers kunnen persoonlijke contactgroepen maken in hun Gmail Contact Manager. Deze groepen kunnen alleen worden gebruikt door de gebruiker die de groep heeft gemaakt.

Oorspronkelijk ontwikkelde Google Groups als een community management platform voor clubs, organisaties en evenementen. Google Apps heeft een afzonderlijke functie voor groepen toegevoegd die alleen door de beheerders kon worden beheerd.

Toen Google Google Apps for Business (wat Google Apps Premier heette) begon te onderscheiden van hun gratis Google Apps-product (Google Apps Standard), brachten ze het User Created Google Groups-product uit, een combinatie van de interface van het Google Groups-product voor consumenten en de interne mailinglijstfunctie.

Hier is een video waarin Google Discussiegroepen wordt uitgelegd:

Proost voor Google Discussiegroepen

Abonnement opties

Met Google Discussiegroepen kunnen groepsleden een van de vier abonnementsopties voor groepsberichten selecteren. Dit stelt gebruikers in staat om te beslissen hoe ze de berichten van hun groep in hun mailbox willen laten stromen. Gebruikers zullen waarschijnlijk kiezen voor "e-mail" -levering voor groepen die zijn ingesteld als gedeelde postbussen en "Abridges-e-mail" of "Geen e-mail" voor sociale of recreatieve groepen.

Beheerder over door gebruikers gemaakte groepen

Als een Google Apps-beheerder heeft besloten door gebruikers gemaakte groepen in te schakelen, hoeft hij of zij niet alle controle op te geven. De beheerder kan groepsgebruik beperken zodat gebruikers al dan niet gebruikers kunnen uitnodigen voor groepen buiten het domein. De beheerder kan ook een unieke identificatie toevoegen aan de namen van de Groep zodat deze gemakkelijk identificeerbaar zijn. Alle door gebruikers gemaakte groepen worden ook weergegeven in de sectie Groepen van het configuratiescherm voor beheerders, zodat de beheerder een groep kan beheren als de groepseigenaars afwezig zijn.

Agenda-evenementen, documenten en sites delen

Groepsmaillijsten zijn een geweldige manier om snel een agenda, kalenderevenement, Google Documenten, Google Doc Collection of een Google-site te delen zonder handmatig het e-mailadres van elke persoon toe te voegen.

Jeers voor Google Discussiegroepen

Buitenlandse gebruikersinterface

De interface voor Google Discussiegroepen lijkt in niets op de interface voor andere Google-applicaties. Niet alleen komt de gebruikersinterface niet overeen, maar de woordenschat komt niet overeen met andere delen van Google Apps. Er is bijvoorbeeld een sectie met de naam "Toegangsinstellingen". In Google Documenten wordt dit type instelling 'Zichtbaarheidsinstellingen' genoemd. De buitenlandse gebruikersinterface en voorwaarden kunnen verwarrend zijn voor algemene eindgebruikers.

Geen gebruikssituaties bij het maken van Google Discussiegroepen

Wanneer een gebruiker een nieuwe Google-groep maakt, worden deze gepresenteerd met vier verschillende groepstypen.

Deze groepstypen definiëren de toegangsniveaus en beperkingen voor de groep. Helaas leiden de groepsnamen en beschrijvingen op zichzelf niet tot gebruikers over het type groep dat ze moeten maken. Google zou echte voorbeelden moeten geven van hoe deze groepen worden gebruikt. Bijvoorbeeld: "Kies Team als u een van de volgende soorten groepen aanmaakt - Afdelingsmailinglijst, Projectmailinglijst, Teamlijst of Gedeelde mailbox".

Verbreek de verbinding tussen groepen en Gmail

Er is een loskoppeling tussen Google Discussiegroepen en de Gmail-inbox. Als een gebruiker groepscontent wil zien, moet hij een afzonderlijke groepstoepassing openen of een filter maken om alle groepsberichten in een bepaald label te filteren. Gebruikers moeten ook een "als antwoord" -account instellen als ze namens een groepse-mailadres willen kunnen antwoorden.

Het team Gmail en groepen moet een soort gadget maken dat de gegevens en berichten in Google Discussiegroepen verbindt met het Gmail-postvak. Google Discussiegroepen moet ook een optie bieden, zodat als een groep is ingesteld als een gedeeld postvakaccount, het antwoordadres automatisch wordt toegevoegd aan Gmail.

Heeft werk nodig

Uiteindelijk is een mailinglijstfunctie nodig voor Google Apps-gebruikers en kan Google Groups die behoefte aanpassen. De slechte gebruikersinterface, de nutteloze naamgeving en de lastige integratie van Gmail en groepen voorkomen echter dat deze tool meer doet dan alleen als een interne mailinglijsttoepassing fungeren.

Lees ook:

  • Nieuwe functies in Google Apps zijn ontworpen voor samenwerkingsteams
  • Hoe een Google Apps-wederverkoper voor uw implementatie te selecteren
  • De 40 belangrijkste Google Apps-sneltoetsen

© Copyright 2020 | mobilegn.com