Praktische tips voor Google gaan: de Google Apps-suite configureren en testen

Van David Politis

U hebt besloten voor eens en voor altijd naar Google te gaan. U hebt uw werknemers aan boord gekregen en bent begonnen u voor te bereiden op de verhuizing, dus wat is het volgende?

Vorige delen van deze serie:
  • Aanbevolen procedures voor Google: voorbereiding

Google Apps configureren

Aankooplicenties

Nadat je de beslissing hebt genomen om 'naar Google te gaan', is het tijd om de zet uit te voeren. Eerst en vooral moet u Google Apps-licenties aanschaffen voor de gebruikers in uw domein. Hoewel u licenties per gebruiker kunt aanschaffen, raden we u aan om licenties voor alle bestaande werknemers in één keer te kopen. U bent vastbesloten om naar Google te gaan, dus maak de financiële verplichting en begin uw migratie. Bovendien kunt u niet volledig functies in uw domein instellen, zoals Google Discussiegroepen, zonder eerst een licentie voor elke werknemer te kopen.

Zoals we in deel 1 van deze serie hebben besproken, kunt u zitplaatsen kopen via een wederverkoper of u kunt ze rechtstreeks kopen via Google. De complexiteit van uw migratie, de hoeveelheid gegevens die u nodig hebt om te migreren en het niveau van comfort dat uw werknemers hebben met consumentengerichte Google-producten, zoals Gmail, zullen hier uw beslissing bepalen.

Doorloop de Google Apps-installatiewizard

Nadat u gebruikerslicenties hebt gekocht, meldt u zich aan bij uw account en gaat u naar het tabblad Instellingen in het configuratiescherm van Google Apps. (Om toegang te krijgen tot het Configuratiescherm vanuit uw Gmail-inbox, klikt u op het tandwielpictogram en selecteert u Dit domein beheren ). Eenmaal hier, wordt u door Google's diepte-installatiewizard gelopen.

Zorg ervoor dat u elke stap zorgvuldig doorloopt en de juiste instellingen in elke sectie kiest. U moet Mail echter niet instellen in het gedeelte 'Uw apps instellen', omdat hierdoor alle inkomende e-mail wordt bezorgd bij Google Apps en niet uw huidige e-mailserver. U kunt teruggaan naar de installatiewizard nadat u uw migratie hebt voltooid en e-mail hebt ingesteld voor uzelf en uw gebruikers.

Google Apps testen

Log in en leer Google Apps kennen

Hoewel u geen e-mail kunt ontvangen op uw Google Apps-account (dit gebeurt niet totdat u uw MX-records omleidt), moet u een paar uur besteden aan het volledig verkennen van de Google Apps-suite, inclusief beheertools in het Configuratiescherm en producten van derden in de Google Apps Marketplace. Zorg dat je:

  • Stel een e-mail op
  • Maak een document, blad en dia
  • Stel uw Google+ profiel in en voer een Google Hangout uit
  • Verken e-mailinstellingen zoals labels, filters en mappen
  • Raak vertrouwd met Google Talk

Stel de Google Apps Migration Tool in

Nu u vertrouwd bent met Google Apps op het meest basale niveau, is het tijd om gegevens van uw oude systeem naar Google Apps te migreren. Als u mensen hoort praten over het migreren van gegevens naar Google Apps, betekent dit meestal e-mail, agenda en contacten, dus dat is wat we hier behandelen. We raden u aan uw gegevens en de gegevens van ten minste één andere persoon, bij voorkeur een "niet-technische" werknemer, te migreren om verschillende perspectieven op de nieuwe omgeving te krijgen.

Voorafgaand aan het migreren van gegevens, moet u weten wat wel en niet wordt overgedragen tijdens het proces en hoe gegevens, eenmaal gemigreerd, opnieuw kunnen worden geformatteerd.

Afhankelijk van het systeem van waaruit u migreert, zullen de gemigreerde gegevens variëren. Als u migreert vanuit Microsoft Exchange (de meest voorkomende migratie), raadpleegt u de beheerdershandleiding van GAMME (Google Apps Migration voor Microsoft Exchange) (PDF), pagina's 12-15. Hieronder staan ​​enkele van de meestgebruikte Exchange-functies die niet worden overgedragen tijdens de migratie:
  • Gedeelde mappen - U kunt deze functionaliteit vervangen via Google Discussiegroepen, die kunnen dienen als distributielijst, forum en meer
  • .exe-bestanden - (die aan e-mails waren toegevoegd)
  • Belangniveaus - Met Google kunt u berichten markeren als 'belangrijk' of 'niet belangrijk' en u kunt ook een 'prioriteitsinbox' maken om 'belangrijke' e-mail boven algemene e-mail te plaatsen
  • Handtekeningen - Gebruikers kunnen e-mailhandtekeningen opnieuw maken in hun Gmail-instellingen of beheerders kunnen een hulpprogramma van derden installeren om handtekeningen in de hele organisatie te standaardiseren
  • Externe gedeelde contacten - Om deze mogelijkheid terug te krijgen, moet u een oplossing van derden installeren via de Google Apps Marketplace
  • Taken - Vervang deze functionaliteit door Google's eigen taakfunctie, die direct in de inbox verschijnt of installeer een oplossing voor taakbeheer van derden
Als u van Lotus Notes komt, gaat u naar de GAMLN-gids (PDF), voornamelijk pagina's 9 -10, om te bepalen hoe verschillende items worden gemigreerd. Hieronder worden verschillende wijzigingen vermeld die u tijdens de migratie moet kennen:
  • E-mailmappen verschijnen als labels in Gmail - het maken van labels kan voor een map mislukken als de gebruiker het maptype heeft gewijzigd in Gedeeld of Privé bij eerste gebruik
  • Vervolgvlaggen verschijnen als sterren in Gmail
  • Ongelezen markeringen worden niet gemigreerd
  • Agendamigratie:
    • Gedelegeerde deelnemers worden niet ondersteund
    • Lotus Notes-weekendregels worden niet ondersteund

Migreer gegevens naar Google Apps om te testen

Nadat u kennis heeft genomen van de variantie van functies na de migratie, is het tijd om gegevens daadwerkelijk te migreren. Zoals besproken maakt het systeem waar u vandaan komt hier een groot verschil. Gebruik voor Exchange de GAMME-tool (of Google Apps Sync voor Microsoft Outlook (GASMO) als er gegevens lokaal op de computers van gebruikers zijn opgeslagen), voor Lotus Notes de GAMLN-gids (PDF) en als u een cloud-naar-cloud uitvoert migratie, kunt u een kant-en-klaar product zoals ShuttleCloud gebruiken.

Merk op hoe lang de migratie duurt (dit hangt af van de verbindingskwaliteit waar uw server wordt gehost), aangezien u vergelijkbare migratietijden kunt verwachten voor de andere accounts in uw organisaties.

Controleer wijzigingen na migratie

Nadat uw gegevens van het lokale systeem naar Google Apps zijn gemigreerd, doorloopt u het volgende om het systeem te testen (u hebt tenslotte maar één kans om eventuele verschillen tussen de systemen met nieuwe ogen te bekijken):

  • Zoek een specifiek bericht met behulp van zoeken in Gmail, omdat u niet langer functies zoals sorteren en filteren hebt
  • Zorg ervoor dat uw agenda correct is gemigreerd
  • Zorg ervoor dat contacten zijn ingevuld
  • Zorg ervoor dat u weet hoe u uw meest voorkomende taken in het nieuwe systeem kunt uitvoeren

Nadat u daadwerkelijk gegevens hebt gemigreerd, uw account heeft ingesteld en alles heeft verkend dat Google Apps te bieden heeft, bent u nu goed uitgerust voor de volgende fase van de migratie - training van medewerkers en verandermanagement. Om u verder voor te bereiden op deze fase, waarin verwarde en aarzelende werknemers waarschijnlijk tientallen vragen hebben, moet u ervoor zorgen dat u antwoorden kunt geven met betrekking tot de meest gebruikte functies van werknemers en hoe deze functies zich vertalen in Google Apps.

Bekijk deel 3 van deze serie voor meer advies over het uitvoeren van verandermanagement en training van medewerkers.

David Politis is de oprichter en CEO van BetterCloud , de maker van FlashPanel , de nummer één cloudbeheer- en beveiligingstool voor Google Apps en de Google Apps- bronnenwebsite AsktheGooru.com . Volg hem @DavePolitis .

Lees ook:

  • Aanbevolen procedures voor Google: voorbereiding
  • E-mailmigratie van één bedrijf Google Apps: deel 1
  • E-mailmigratie van één bedrijf Google Apps: deel 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com